w18-119 Allmänna villkor – Worxmate (Rev. B 2018-04-25)

Parter
Worxmate AB, Scheelevägen 27, 223 67 Lund, tel. 046-2886288, org. nr. 559016-6079, nedan kallat Worxmate. Kunden, som registrerar sig och använder Worxmates tjänster via nätet, nedan kallad kunden.

Worxmates tjänster består av tjänsterna Worxmate, InvoiceMobile, Mobilfakturera, Taximate, Thinxmate samt kommande mobil & molnprodukter. De tjänster som kunden faktureras för kallas nedan Tjänsten. Detta avtal kallas för Avtalet.

Åtaganden och rättigheter
Worxmate förbinder sig att:

a) Ge kunden tillgång till tjänsten. Tjänsten innefattar access till webbservice och är normalt tillgänglig 24 timmar per dygn, med undantag för planerade driftstopp. Planerade driftsstopp ska i möjlig mån ske utanför kontorstid. Worxmate garanterar en tillgänglighet till tjänsten på minst 99% per kvartal exklusive planerade driftstopp. Vid lägre tillgänglighet under ett kalenderkvartal äger kunden vid påtalande rätt till reduktion av avgiften med 50% för nästkommande kvartal.

b) Skydda kundens integritet. Inte föra vidare någon identifierbar kunddata eller positioneringar till någon 3:e part utan kundens samtycke. Användardata som erhållits genom tjänstens utnyttjande kan komma att användas för förbättring av tjänsten och statistik på en anonym aggregerad nivå. För detaljer se privacy policy.

c) Skydda kundens användares integritet genom att stänga av positioneringsfunktionen för användaren om användaren så kräver.

d) Ge kundsupport via e-post och chat funktion. Betalande kunder har även telefonsupport under kontorstid vardagar kl. 9-15. Utanför kontorstid kan svarsfördröjning ske till nästkommande vardag.

Kunden förbinder sig att:
a) Ange korrekta användaruppgifter och hålla dem uppdaterade

b) Ansvara för att användaridentitet och lösenord inte kommer i orätta händer. Kunden ska snarast anmäla förlust av användarnamn och/eller lösenord till Worxmate. Kunden svarar för betalningsansvar och allt nyttjande av tjänsten fram till dess att förlusten anmälts.

c) Ej sälja eller ge vidare access till tjänsten till 3:e part

d) Ej använda tjänsten så att olägenhet uppstår för Worxmate eller andra användare

e) Hålla Worxmate skadeståndslöst för eventuella krav riktade från 3:e part eller kundens användare på grund av användande av tjänsten

f) Skaffa samtycke från alla användare som anslutes av kunden till tjänsten att de blir anslutna och att det även i vissa fall innebär att positionsdata kommer att insamlas.

Avgifter och övriga betalningsvillkor
Kunden ansvarar för användningen av tjänsten och är skyldig att betala avgifter för tillgången till och nyttjandet därav. För abonnemangstjänster sker betalning normalt genom debitering av kundens registrerade betalkort, alternativt skickas faktura ut till användarens kontaktuppgifter elektroniskt via e-post. Om fakturan ej kan levereras p.g.a. ogiltig e-postadress eller kund önskar pappersfaktura, skickas fakturan ut med vanlig post med en faktureringsavgift på 29:-. Om inget annat överenskommits, faktureras månadsavgifter tre månader i förskott och extra uppkomna kostnader, t.ex. extra fakturor eller eBrev, beräknas och faktureras i efterskott. Kunden ansvarar för att kortet är debiterbart dagen fakturan förfaller. Skickas fakturan ut skall den betalas enligt de anvisningar som anges på fakturan. Är inte betalningen fullgjord på förfallodagen utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen från förfallodagen. Kunden är skyldig att betala ersättning för skriftlig betalningspåminnelse samt för inkassokostnader enligt lag. Worxmate förbehåller sig rätten att ändra priserna en månad efter underrättelse.

Ansvarsbegränsningar
Den garanterade tillgängligheten exkluderar omständigheter som Worxmate inte kan råda över, t.ex. problem med kundens uppkoppling till internet, brist i kommunikation eller andra produkter eller tjänster från leverantör, eller försämrad tillgänglighet p.g.a. DoS-attacker. Worxmate ansvarar inte heller för trafikkostnader (t.ex. SMS-trafik) som uppkommer vid tjänstens utnyttjande. Worxmate förbehåller sig rätten att ändra i tjänstebeskrivningen och den tekniska systemlösningen för tjänsten. Ändringsarbete ska utföras med hänsyn till kundens behov och på ett sådant sätt att eventuella störningar begränsas. Worxmate är inte ersättningsskyldig för skada eller förlust i händelse av fördröjning, avbrott, utebliven eller felaktig leverans av data eller omständigheter av liknande slag. Worxmate är aldrig ansvarigt för indirekta skador, såsom förlorad vinst eller produktion, förlust av data etc.

Avtalstid och uppsägning

Så snart kunden har beställt Tjänsten börjar Avtalet att löpa. Avtalstiden är samma period som betalningsperioden. Avtalet förlängs automatiskt med samma period om Tjänsten inte skriftligen har sagts upp senast en vecka före avtalstidens utgång. Användaren har rätt att säga upp Avtalet inom 14 dagar från beställning av Tjänsten (öppet köp). Worxmate återbetalar eventuella licensavgifter som Användare har erlagt före sådan uppsägning sker. Inga andra avgifter återbetalas. Uppsägning av Avtalet/Tjänsten sker skriftligen genom email till support@108.128.174.198

Stängning av tjänsten
Worxmate har rätt att omedelbart stänga tjänsten om: Kunden trots påminnelser inte erlägger betalning inom föreskriven tid, kunden använder eller kan antas använda tjänsten på ett sätt som medför skada eller olägenhet för Worxmate eller 3:e part, t.ex. att använda tjänsten utan användares samtycke eller i strid med gällande lag eller myndighetsanvisning eller i strid med dessa villkor.
Kunden är skyldig att betala avgifter till dess att tjänsten är avstängd.

Force majeure
Om part förhindras fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal av omständighet som part ej kunnat råda över såsom blixtnedslag, arbetskonflikt, eldsvåda, ändrad myndighetsbestämmelse, myndighetsingripande, sabotage, uppror eller upplopp, export eller import restriktioner, samt fel eller försening i tjänster från underleverantör, skall part erhålla resonabel tid att åtgärda detta. Part är inte skyldig att utge ersättning för förlust eller skada som den andre parten kan komma att lida till följd av omständigheten.

Tvist
Tvist om avtalet hanteras i första hand mellan kund och Worxmate. Tvist som inte kan lösas ska avgöras genom skiljemän enligt svensk lag.

Bilaga A: Personuppgiftsbiträdesavtal

mellan
Personuppgiftsansvarig: ”Kunden”
och
Personuppgiftsbiträde: Worxmate AB
Organisationsnummer: 559016-6079
Etableringsland: Sverige

Med ”Personuppgiftsbiträdet” avses Worxmate AB för tjänsterna angivna i Worxmate AB Allmänna Villkor, §1 Allmänt. Med Personuppgiftsansvarig avses Kunden.
Worxmates kontaktperson för allmänna frågor om avtalet samt Worxmates behandling av personuppgifter redovisas på http://108.128.174.198/dataskydd/.

1 Inledning

1.1 Båda Parterna bekräftar att de undertecknade har fullmakt att ingå detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Avtal”) som är en integrerad del av det/de tjänsteavtal som tecknats mellan Parterna (”Tjänsteavtalet”). Detta Avtal reglerar Behandlingen av Personuppgifter med anledning av vid var tid gällande Tjänsteavtal.

1.2 Worxmate agerar i enlighet med Worxmates Privacy Statement som finns tillgänglig på http://108.128.174.198/dataskydd/.

2 Definitioner

2.1 Definitionen av Personuppgifter, Särskilda kategorier av Personuppgifter (Känsliga Personuppgifter), Behandling av Personuppgifter, Registrerad, Personuppgiftsansvarig och Personuppgiftsbiträdet är densamma som används i gällande dataskyddslagstiftning, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation), gällande i detta Avtal samt i Europa från den 25 maj 2018 samt vid varje tidpunkt gällande nationell kompletterande lagstiftning, tillsammans nedan kallat ”Gällande Personuppgiftslagstiftning”.

2.2 I denna bilaga benämns Personuppgiftsansvarig som ”Kunden” eller ”Parten”, Personuppgiftsbiträdet som ”Worxmate” eller ”Parten” och kollektivt som ”Parterna”.

3 Omfattning

3.1 Avtalet reglerar Worxmates Behandling av Personuppgifter på uppdrag av Kunden och beskriver hur Worxmate ska säkerställa dataskydd, genom tekniska och organisatoriska åtgärder enligt Gällande Dataskyddslagstiftning.

3.2 Syftet med Worxmates Behandling av Personuppgifter på uppdrag av Kunden är att uppfylla åtaganden enligt Tjänsteavtalet.

3.3 Detta Avtal har företräde framför eventuella motstridiga bestämmelser om Behandling av Personuppgifter i Tjänsteavtal eller i andra avtal som ingåtts mellan Parterna.

4 Worxmates skyldigheter

4.1 Worxmate får endast Behandla Personuppgifter på uppdrag av och i enlighet med Kundens dokumenterade instruktioner. Genom att ingå detta Avtal instruerar Kunden Worxmate att Behandla Personuppgifter på följande sätt:
i) endast i enlighet med gällande lag,
ii) för att uppfylla alla förpliktelser enligt Tjänsteavtal,
iii) som vidare specificerat genom Kundens normala användning av Worxmates tjänster och
iv) på så sätt som anges i detta Avtal.

4.2 Worxmate har ingen anledning att tro att det finns lagstiftning som förhindrar att Worxmate följer de ovan angivna instruktionerna. Worxmate ska, efter att ha blivit medveten om det, informera Kunden i de fall Kundens instruktioner eller behandling, enligt Worxmate, strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

4.3 De kategorier av Registrerade och Personuppgifter som omfattas av Behandling i detta Avtal framgår i detta dokument.

4.4 Worxmate ska säkerställa konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av Personuppgifter enligt Gällande Personuppgiftslagstiftning. Worxmate ska genomföra systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå, med hänsyn tagen till den senaste tekniken och implementationskostnader i förhållande till den risk som Behandlingen innebär, och typen av Personuppgifter som ska skyddas.

4.5 Worxmate ska bistå Kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, så långt det är möjligt med hänsyn tagen till typ av Behandling och den informationen som är tillgänglig för Worxmate, för att uppfylla Kundens skyldigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning avseende förfrågningar från Registrerade och allmänt dataskydd enligt dataskyddsförordningen artikel 32-36.

4.6 Om Kunden behöver information om säkerhetsåtgärder, dokumentation eller annan information om hur Worxmate Behandlar Personuppgifter, och sådana förfrågningar innebär mer information än den standardinformation som tillhandahålls av Worxmate för att följa gällande dataskyddslagstiftning som Personuppgiftsbiträde, och det innebär mer arbete för Worxmate, kan Worxmate debitera Kunden för sådana ytterligare tjänster.

4.7 Worxmate och dennes personal ska säkerställa konfidentialitet av Personuppgifter som Behandlas under detta Avtal. Detta villkor gäller även efter att Avtalet upphört att gälla.

4.8 Worxmate ska, genom att skyndsamt och utan onödigt dröjsmål meddela Kunden, göra det möjligt för Kunden att uppfylla de rättsliga krav som gäller för information till relevanta dataskyddsmyndigheter och Registrerade rörande personuppgiftsincidenter.

4.9 Vidare ska Worxmate, i den utsträckning det är praktiskt möjligt och lagligt, meddela Kunden om;
i) förfrågningar om utlämnande av Personuppgifter som erhållits från en Registrerad
ii) förfrågningar från myndigheter, exempelvis Polisen, om utlämnande av Personuppgifter

4.10 Worxmate får inte svara direkt på förfrågningar från Registrerade utan medgivande från Kunden. Worxmate får inte delge innehåll rörande Avtalet till myndigheter
som Polisen, inklusive Personuppgifter, med undantag för vad som är lagstadgat, exempelvis genom domstolsbeslut eller liknande beslut.

4.11 Worxmate har inte kontroll över huruvida och hur Kunden väljer att använda sig av eventuella tredjepartsintegrationer via Worxmates API, via direkt databaskoppling eller liknande. Ansvaret för sådana integrationer med tredje part åligger uteslutande Kunden. Worxmate är inte ansvarig såsom Worxmate för eventuell behandling av Personuppgifter genom sådan tredjepartsintegration.

5 Kundens skyldigheter

5.1 Genom att underteckna detta Avtal bekräftar Kunden att Kunden:

• • • • vid användning av de tjänster som tillhandahålls av Worxmate enligt Tjänsteavtal, Behandla Personuppgifter i enlighet med kraven i gällande dataskyddslagstiftning

• • • • har rättslig grund att Behandla och utlämna de aktuella Personuppgifterna till Worxmate (inklusive eventuella underbiträden som Worxmate använder).

• • • • är ensamt ansvarig för riktigheten, integriteten, innehållet, tillförlitligheten och lagenligheten av de Personuppgifter som lämnats till Worxmate.

• • • • har uppfyllt alla eventuella obligatoriska krav och skyldigheter att anmäla hos eller få tillstånd från relevanta myndigheter för Behandlingen av Personuppgifter.

• • • • har fullgjort sina skyldigheter att tillhandahålla relevant information till Registrerade avseende Behandling av Personuppgifter enligt Gällande Personuppgiftslagstiftning.

• • • • instämmer i att Worxmate har lämnat garantier avseende implementeringen av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är tillräckliga för att skydda Registrerades integritet och Personuppgifter.

• • • • vid användning av de tjänster som tillhandahålls av Worxmate under Tjänsteavtal inte överför några Känsliga Personuppgifter, eller uppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser till Worxmate. Sker sådan överföring kan inte Worxmate hållas ansvarig för felaktig behandling av dessa Känsliga Personuppgifter.

• • • • ska upprätthålla ett uppdaterat register över de typer och kategorier av Personuppgifter som denne Behandlar.

6 Användande av underbiträden och överföring av data

6.1 Som en del av leveransen av tjänster till Kunden enligt Tjänsteavtal och detta Avtal, kan Worxmate använda sig av underleverantörer i rollen underbiträde. Sådana underbiträden kan vara systerbolag till Worxmate AB eller externa underleverantörer (tredje part) inom eller utanför EU. Worxmate ska säkerställa att underleverantörer genom avtal samtycker till att åta sig ansvar som motsvarar de skyldigheter som anges i detta Avtal.

6.2 Nuvarande underleverantörer med tillgång till Personuppgifter publiceras på Worxmates Privacy-websida http://108.128.174.198/dataskydd/ vilka genom detta Avtal har accepterats som underbiträden av Kunden.

6.3 Kunden kan när som helst begära en fullständig översikt och mer detaljerad information om de underleverantörer som är involverade i leverans av tjänsten enligt Tjänsteavtalet.

6.4 Om underleverantörerna finns utanför EU ska Worxmate säkerställa att överföring sker enligt Gällande Personuppgiftslagstiftning. Kunden ger härmed Worxmate behörighet och befogenhet för att säkerställa lämpliga rättsliga grunder för överföring av Personuppgifter utanför EU på Kundens uppdrag, t ex genom att för Kundens räkning underteckna EU-standardavtalsklausuler eller överföra Personuppgifter i enlighet med EU/US Privacy Shield.

6.5 Kunden ska underrättas innan ändringar sker rörande underleverantörer som Behandlar Personuppgifter. Om ny underleverantör bevisligen inte efterlever gällande dataskyddslagstiftning och underleverantören fortsatt inte efterlever gällande dataskyddslagstiftning, efter att Worxmate har fått rimlig tid på sig att säkerställa att underleverantören efterlever regelverket, kan Kunden säga upp Avtalet. Sådan uppsägning kan innebära rätt att säga upp Tjänsteavtal, helt eller delvis, enligt de uppsägningsklausuler som finns i respektive Tjänsteavtal. En viktig del av sådana bedömningar ska vara i vilken mån underleverantörens Behandling av Personuppgifter är en nödvändig del av de tjänster som tillhandahålls enligt Tjänsteavtal. En ändring av underleverantör ska inte i sig att betraktas som ett brott mot Tjänsteavtal.

6.6 Genom att underteckna detta Avtal accepterar Kunden att Worxmate använder sig av underleverantörer på så sätt som beskrivs ovan.

7 Säkerhet

7.1 Worxmate har åtagit sig att tillhandahålla en hög säkerhetsnivå i sina produkter och tjänster. Worxmate tillhandahåller säkerhetsnivån genom organisatoriska, tekniska och fysiska säkerhetsåtgärder, i enlighet med kraven på informationssäkerhet som beskrivs i dataskyddsförordningen artikel 32. Vidare syftar det interna dataskyddsramverk Worxmate AB använder till att skydda konfidentialitet, integritet, korrekthet och åtkomst av Personuppgifter. Följande åtgärder är av särskild betydelse i detta avseende:

• • • • Klassificering av Personuppgifter för att säkerställa genomförandet av säkerhetsåtgärder som motsvarar riskbedömning.

• • • • Utvärdering av användning av kryptering och pseudonymisering som riskreducerande faktorer.

• • • • Begränsning av tillgång till Personuppgifter till de som behöver tillgång för att fullgöra skyldigheterna i detta Avtal eller Tjänsteavtal.

• • • • Användande av system som upptäcker, återställer, förhindrar och rapporterar personuppgiftsincidenter.

• • • • Genomförande av säkerhetsanalyser för att bedöma kvaliteten i nuvarande tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Personuppgifter, med beaktande av kraven i gällande dataskyddslagstiftning.

8 Revisionsrättigheter

8.1 Kunden har rätt att genomföra årlig revision av Worxmate uppfyllande av villkoren i Avtalet. Om lagstiftningen kräver det kan Kunden begära revisioner oftare. Då Worxmate AB:s tjänster är fleranvändarmiljöer ger Kunden Worxmate befogenhet, att av säkerhetsskäl, bestämma att revision ska utföras av en neutral tredjepartsrevisor som Worxmate väljer.

8.2 Om det begärda revisionsområdet är upptaget i en ISAE-, ISO- eller liknande granskningsrapport som utförts av en kvalificerad tredjepartsrevisor inom de föregående tolv månaderna, och Worxmate bekräftar att det inte finns några kända väsentliga förändringar i de åtgärder som granskats, accepterar Kunden denna granskningsrapport istället för att begära en ny revision av åtgärder som redan granskats.

8.3 Om Kunden inte accepterar den av Worxmate AB valda neutrala tredjepartsrevisorn, kan Kunden tillsammans med Worxmate AB välja en annan neutral tredjepartsrevisor.

8.4 Kunden står för eventuella kostnader som uppstår i samband med begärda revisioner. Hjälp från Worxmate som överstiger standardtjänsten som tillhandahålls av Worxmate och/eller Worxmates underleverantörer för att följa gällande dataskyddslagstiftning, kommer att debiteras.

9 Varaktighet och uppsägning

9.1 Detta Avtal är giltigt så länge som Worxmate Behandlar Personuppgifter på uppdrag av Kunden enligt gällande Tjänsteavtal.

9.2 Avtalet upphör automatiskt när Tjänsteavtalet upphör att gälla. När Avtalet upphör kommer Worxmate att radera eller återlämna Personuppgifter som Behandlas på uppdrag av Kunden, i enlighet med gällande klausuler i respektive Tjänsteavtal. Om inte annat avtalats skriftligen ska kostnaden för sådana åtgärder baseras på;
i) timtaxa för Worxmates tid och
ii) komplexiteten i den begärda processen.

9.3 Worxmate kan behålla Personuppgifter efter att Avtalet har upphört, i den utsträckning det krävs enligt lag, med samma typ av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som beskrivs i detta Avtal.

10 Ansvar

10.1 Ansvaret för överträdelse av villkoren i detta avtal, ska regleras av ansvarsklausuler i respektive Tjänsteavtal mellan Parterna. Detta gäller även för eventuella överträdelser som begåtts av Worxmate underleverantörer.

11 Tillämplig lag och jurisdiktion

11.1 Detta Avtal är underkastat tillämplig lag och den jurisdiktion som anges i respektive Tjänsteavtal mellan Parterna.

12 Kategorier av Personuppgifter och Registrerade

12.1 Då Worxmates tjänster medger att Kunden Behandlar godtyckligt data inom tjänsterna är det inte möjligt att generellt redovisa de kategorier av Registrerade och Personuppgifter som omfattas av Behandling. Denna information åligger Kunden att registrera.

12.2 Kunden får inte överföra några Känsliga Personuppgifter till Worxmate. Sker sådan överföring kan inte Worxmate hållas ansvarig för felaktig behandling av dessa Känsliga Personuppgifter. Känsliga Personuppgifter definieras i Gällande Personuppgiftslagstiftning, dvs:

• • • • ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse,

• • • • uppgifter om hälsa,

• • • • uppgifter om en persons sexualliv eller sexuell läggning,

• • • • medlemskap i fackförening,

• • • • genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person

12.3 Inte heller får Kunden överföra personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser.

13 Översikt över nuvarande underleverantörer

13.1 Aktuella underleverantörer till Worxmate som har tillgång till Kundens Personuppgifter redovisas på http://worxmate.se/privacypolicy#personaldata_share