sekretesspolicy för w18-125 (EN) – Worxmate (Rev. A 2018-04-25)

Dina personuppgifter och hur vi hanterar dem

Dina personuppgifter är de uppgifter vi samlar in och sparar om dig och hur du använder våra tjänster som direkt eller indirekt identifierar dig. Vi använder denna information för att ge en bättre användarupplevelse, förbättra våra tjänster och erbjuda erbjudanden som passar dina behov.

Informationen nedan är en sammanfattning av hur vi samlar in och hanterar dina uppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

    • Typ av personuppgifter som vi samlar in
    • Hur vi samlar in personuppgifter
    • Vad vi använder personuppgifter för
    • Hur länge vi lagrar personuppgifter
    • Till vem delar vi personuppgifter
    • Hur vi skyddar dina personuppgifter
    • Du kontrollerar dina personuppgifter
    • Dina och dina användares data när Worxmate fungerar som personuppgiftsbiträde
    • Hur vi behandlar dina personuppgifter när du inte längre är kund

Typ av personuppgifter som vi samlar in

Kontakt uppgifter

När du blir Worxmate-kund samlar vi in dina kontaktuppgifter:
Namn, adress, e-postadress, telefonnummer och personnummer.

Information om dina tjänster

Vi lagrar också uppgifter om vilka av våra tjänster du beställer och använder och hur du använder dem.

Supportbiljetter

När du kontaktar vår support samlar vi in den information du ger oss för att kunna hjälpa dig med ditt ärende.

Hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in och behandlar data som…

    • … du anger dig själv när du blir kund hos oss.
    • … du delar med oss när du kontaktar oss via chattkonversationer, e-post och inspelade telefonsamtal.
    • … skapas när du använder våra tjänster – till exempel när du besöker vår hemsida eller loggar in på kundzonen.
    • … vi får från andra källor – såsom Billmate AB.
    • … samlas in via cookies som lagrar information från din webbläsare.

Exakt vilken information vi samlar in om dig beror på vilka av våra tjänster du använder.

Vad vi använder personuppgifter för

För att vi ska kunna behandla dina uppgifter måste en av följande rättsliga grunder uppfyllas:

  • Nödvändigt att uppfylla kontraktet med dig.
  • Nödvändigt att uppfylla en rättslig skyldighet för Worxmate.
  • Behandlingen ligger i både ditt och Worxmates intresse.
  • Samtycke från dig för just den behandlingen.

För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig måste vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om vad vi använder dina uppgifter till, och den rättsliga grunden varje behandling stöds av.

Tillhandahållande av tjänster

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund och för att hantera och leverera de tjänster du beställt och prenumerera på. Samt personuppgifter som krävs för att hantera fakturering och betalningar av de tjänster du använder.

Rättslig grund: Nödvändigt att uppfylla kontraktet.

Kommunikation och support

Vi kan använda personuppgifter från tidigare kommunikation mellan dig och oss för att ge bättre hjälp.

Vi använder dina kontaktuppgifter och information om vilka tjänster du använder som grund för fakturor, nyhetsbrev, viktig information om dina tjänster, erbjudanden och tips om hur du använder våra tjänster.

Rättslig grund: Legitimt intresse, samtycke och nödvändigt för att uppfylla avtalet.

Utveckling av våra tjänster och produkter

Vi behandlar personuppgifter om hur du använder våra tjänster, och från din kommunikation med oss som en grund för att förbättra din upplevelse specifikt och våra tjänster i allmänhet.

Rättslig grund: Legitimt intresse och samtycke.

Marknadsföring

Vi behandlar personuppgifter om vilka tjänster du använder och hur du använder dem för att marknadsföra relevanta produkter och tjänster till dig efter dina behov.

Rättslig grund: Legitimt intresse och samtycke.

Säkerhet och förebyggande av missbruk

Vi behandlar personuppgifter för att upptäcka och förhindra följande för våra tjänster och vårt nätverk:

  • Missbruk
  • intrångsförsök
  • attacker som virus och DDOS
  • lagöverträdelser
  • villkor kränkningar

Rättslig grund: Nödvändigt för att uppfylla avtal och rättslig skyldighet.

Lagstadgade skyldigheter

Vi behandlar personuppgifter för att uppfylla lagens krav.

Rättslig grund: Rättslig skyldighet.

Hur länge vi lagrar personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter så länge det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen.

Till vem delar vi personuppgifter

Partners, underleverantörer och andra företag inom Visma
Vi har avtal med alla partner och underleverantörer i EU och EU:s standardavtalsklausuler för alla utanför EU. Avtalen reglerar vilka personuppgifter som behandlas, varför behandlingen utförs, hur personuppgifter ska skyddas och hur länge de behandlas. Avtalen innehåller också instruktioner från den registeransvarige till personuppgiftsbiträdet om hur personuppgifter kan behandlas.

Vi strävar efter att aldrig dela mer personuppgifter än absolut nödvändigt med varje partner.

Vi implementerar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagar om säkerhet och integritet. Vi tillämpar samma krav på våra underleverantörer.

För följande ändamål kan vi dela vissa uppgifter med de nämnda partnerna och underleverantörerna.

För att kunna leverera beställda tjänster

Partner Personuppgifter som delas och varför
Faktura Inkasso I början av insamlingstjänsten krävs uppgifter för att signera inkasso- och startinkassotjänst.

För att ta betalt för våra tjänster

Partner Personuppgifter som delas och varför
Billmate (på andra) Uppgifter som krävs för att slutföra en kortbetalning och för att verifiera äktheten av de personuppgifter som anges vid beställning.

Myndigheterna

Vi kan vara skyldiga att tillhandahålla vissa personuppgifter enligt lag och myndighetsbeslut på begäran från till exempel polisen.

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Vi använder branschstandarder för att lagra, behandla och kommunicera känslig personlig information såsom personuppgifter och lösenord på ett säkert sätt. Till exempel SSL/TLS-, PGP- och enkelriktade hash-algoritmer.

Skyddet genomförs med systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa integritet, konfidentialitet och tillgänglighet.

Worxmates personal är bunden av sekretessavtal och behandlar endast den information som deras uppdrag kräver.

Du kontrollerar dina personuppgifter

Du kontrollerar dina egna personuppgifter, vilket innebär att du bestämmer vilka uppgifter du vill lämna och vilken behandling av dina personuppgifter du godkänner. Du kan återkalla ditt samtycke när som helst.

Vi behöver dock vissa personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Om du väljer att återkalla ditt samtycke kan detta innebära att vi inte kan tillhandahålla alla våra tjänster till dig.

Dina och dina användares personuppgifter när Worxmate fungerar som databehandlare

Om du är registeransvarig och Worxmate fungerar som personuppgiftsbiträde regleras vår behandling av dina kunders personuppgifter av våra bilagor Databehandlingsavtal.

Hur vi behandlar dina personuppgifter när du inte längre är kund

När du avslutar ditt konto kommer vi att ta bort alla dina personuppgifter där det inte finns något syfte med vidare behandling. Vi meddelar också alla potentiella partners och underleverantörer som har behandlat dina uppgifter att även radera data.

Bland de saker som tas bort är din potential …

    • … personuppgifter i vårt CRM-system.
    • … säkerhetskopior av ovanstående tas bort i enlighet med vårt säkerhetskopieringsschema.

Bland de saker som inte tas bort finns bland annat

    • Uppgifter som krävs enligt bokföringslagen.